Archivierung

Was ist Archivierung?

Archivierung bezeichnet die langfristige Speicherung von gesammelten Daten und den dazugehörigen Metadaten. Durch diese Praxis werden die Daten vor ungewolltem Verlust oder Schäden geschützt. Die Archivierung wird aufgeteilt in drei Ebenen: Gewährleistung der Integrität, der Authentizität und der Interpretierbarkeit der Daten. Dies sichert nicht nur die Erhaltung der Daten selbst, sondern auch ihre korrekte Bedeutung und Einordnung über die Zeit hinweg.

• Langzeitspeicherung erhobener Daten und Metadaten

• Daten werden vor ungewolltem Verlust und Beschädigung geschützt

• Drei Ebenen der Archivierung: Erhalt von Integrität, Authentizität und Interpretierbarkeit der Daten

Zweck der Archivierung

Die Archivierung dient verschiedenen Zwecken, um die Sicherheit und Bedeutung von Forschungsdaten langfristig zu gewährleisten. Unsachgemäße Archivierung birgt das Risiko von Beschädigung oder Verlust von Daten. Ein gut durchgeführter Archivierungsprozess ermöglicht die Interoperabilität, Langzeitarchivierung und effiziente Datenanalyse, während unzureichende Archivierung dazu führen kann, dass Daten aufgrund veralteter Speichermedien unbrauchbar werden. Die Bewahrung der Authentizität und Integrität von Daten ist von zentraler Bedeutung, wofür vertrauenswürdige Repositorien eine entscheidende Rolle spielen. Durch die Einhaltung solcher Archivierungsprinzipien können Forschende sicherstellen, dass ihre Daten auch langfristig relevant und verlässlich bleiben.

• Daten können bei unsachgemäßer Speicherung beschädigt werden oder verloren gehen

• Interoperabilität, Langzeitarchivierung und effiziente Datenanalyse wird durch gut durchgeführte Archivierungsprozesse gewährleistet

• Speichermedien können veralten und Daten unbrauchbar werden bei unzureichend geführter Archivierung

• Die Authentizität und Integrität von Daten muss bewahrt werden, dabei hilft ein vertrauenswürdiges Repositorium

Aktivitäten für die Archivierung

Die Archivierung von Daten beinhaltet eine Reihe von wichtigen Aktivitäten. Dazu gehört die Übertragung oder Transkription der Daten in die gewünschte Schriftform. Es ist empfehlenswert, normierte und offene Dateiformate zu nutzen und diese regelmäßig auf ihre Aktualität hin zu überprüfen.

Je nach Fachgebiet sollte eine geeignete Plattform oder ein geeignetes Repositorium für die Archivierung der Daten gewählt werden. Dies stellt sicher, dass die Daten in einem Kontext abgelegt werden, der den Anforderungen der jeweiligen Wissenschaftsdisziplin entspricht.

Zusätzliches Material, wie beispielsweise genutzte Fragebögen oder Variablenbeschriftungen, sollte den archivierten Daten beigefügt werden. Dies ermöglicht es anderen Forschenden, die Daten besser zu verstehen und zu nutzen.

Ein weiterer essentieller Schritt ist die regelmäßige Durchführung von Backups. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten im Falle eines unerwarteten Verlusts oder technischer Probleme wiederhergestellt werden können. Diese Aktivitäten tragen dazu bei, dass die Archivierung der Daten effektiv und nachhaltig erfolgt.

• Daten in die gewünschte Schriftform übertragen bzw. transkribieren

• Bestenfalls Nutzung von normierten und offenen Dateiformaten und regelmäßige Prüfung auf Aktualität der genutzten Formate

• Die Daten je nach Wissenschaftsdisziplin einem geeigneten Repositorium archivieren

• Beifügen von zusätzlichem Material wie z.B. genutzten Fragebögen, Variablenbeschriftungen etc.

• Regelmäßige Back Ups durchführen

Trainingsmaterialien: Daten archivieren [1]

Reifestufen

Level	Reifestufe	Charakteristik
Level 1	Einstieg	Die Archivierung von Daten findet ad hoc und reaktiv statt
		Es sind keine festgeschriebenen Arbeitsabläufe für die Archivierung der Daten vorhanden
Level 2	Geführt	Die Archivierung wird entsprechend definierter Richtlinien geplant und durchgeführt
		Prozesse werden auf Projekt-/Organisations- ebene beschrieben
		Forschende wissen, wie Daten archiviert werden sollen und es stehen notwendige Ressourcen zur Verfügung
Level 3	Definiert	Die Datenarchivierung orientiert sich an Standards der fachspezifischen Community
		Best Practices und Standardprozesse aus der fach- spezifischen Community werden berücksichtigt und genutzt
Level 4	Quantitativ Geführt	Die Qualität des Prozesses der Archivierung und der archivierten Daten wird regelmäßig überprüft
		Es werden Kennzahlen und Metriken zur Qualitätsprüfung eingeführt
Level 5	Optimierend	Die ablaufenden Prozesse werden permanent optimiert
		Eigene Best Practices und Technologien zur Archivierung werden entwickelt und mit der fachspezifischen Community geteilt

Level 1

• Auf der Reifestufe 1 gibt es keine definierten Ziele, da die Archivierung von Daten intuitiv abläuft

• Archivierung von Daten hängt von der Motivation der Forschenden ab

• Keine definierte Art und Weise Daten zu archivieren

Level 2

Ziele	Praktiken	Empfehlungen/weitere Materialien
4.2.1.: Entwickeln Sie auf Projekt- oder Organisationsebene klare Richtlinien und Verfahren für die Organisation und Definition der zu archivierenden Daten.	Festlegen, wie erhobene Daten gespeichert und archiviert werden sollen
	Festlegen, welche Daten gespeichert werden sollen
	Festlegen, für welchen Zeitraum die Daten archiviert werden sollen
	Festlegen, wer nach Projektende für die archivierten Daten verantwortlich ist
4.2.2.: Definieren Sie auf Projekt- oder Organisationsebene das Archivierungssystem der zu archiviernden Daten so, dass die Langzeitarchivierung ermöglicht wird.	Ermitteln und definieren von Anforderungen an die projektinterne Nutzung eines Archivierungssystems
	Auswahl und Bestimmung eines Archivierungssystems
4.2.3.: Erhalten Sie die Integrität, Authentizität und Interpretierbarkeit der archiverten Daten auf Projektebene.	Organisieren der Daten in dem Archivierungssystem
	Migration von Dateiformaten bei veraltenten Formaten
	Inhaltliche Beschreibung der Daten mittels Metadaten

Level 3

Ziele	Praktiken	Empfehlungen/weitere Materialien
4.3.1.: Richten Sie das Management der Archivierung nach fachspezifischen Communitystandards aus, um eine effektive und konsistente Archivierung zu gewährleisten.	Identifizieren und einbeziehen von gemeinschaftsweiten Regelungen und Standards (Best Practices)
	Nutzen eines Repositoriums, das den Standards der fachspezifischen Community entspricht
4.3.2.: Passen Sie das Archivieren der Daten an einen fachspezifischen Kontext an, um sicherzustellen, dass die Daten angemessen strukturiert und dokument werden.	Zum Verständnis wichtige Metadaten werden gemeinsam mit den Daten archiviert	Metadaten der Archivierung
	Nutzen von standardisierten Dateiformaten
4.3.3: Überprüfen Sie, ob das Archivierungssystem die definierten Standards und Anforderungen der Fachcommunity erfüllt.	Entwickeln oder Auswahl eines technischen Systems, das die Anforderungen der Standards erfüllt

Level 4

Ziele	Praktiken	Empfehlungen/weitere Materialien
4.4.1.: Legen Sie quantitative Qualitätsziele für die Archivierung fest, um die Effizienz und Effektivität des Archivierungsprozesses zu verbessern und zu überwachen.	Identifizieren und einbeziehen von Metriken
	Definieren von KPIs für die Qualitätskontrolle
	Etablieren von quantitative Qualitätszielen
4.4.2.: Implementieren Sie Mechanismen zur Sicherstellung der Datenqualität der archivierten Daten, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt, vollständig und konsistent sind.	Überprüfen der Ausführung im Hinblick auf definierte relevante Merkmale
	Einführen von regelmäßiger Überprüfung zur Datenqualität und Umsetzung

Level 5

Ziele	Praktiken	Empfehlungen/weitere Materialien
4.5.1.: Etablieren Sie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess für die definierten Archivierungsprozesse, um deren Effektivität und Effizienz kontinuierlich zu optimieren.	Verbessern und anpassen des Managements der Archivierung auf Grundlage von neuen Standards des Fachbereichs
4.5.2.: Bewerten Sie regelmäßig die Technologien, die für die Datenarchivierung verwendet werden, und setzen Sie Verbesserungen um, um sicherzustellen, dass die Daten langfristig zugänglich, sicher und in einem angemessenen Format archiviert werden.	Entwickeln und nutzen neuer technischer Standards
	Austausch und Entwickelung technischer Systeme in der fachspezifischen Community

Checkliste

Weiterführende Materialien

Auf der Internetseite Forschungsdaten.info sind weiterführende Informationen, sowie Beispiele für vertrauenswürdige Repositorien zu finden.

UK Data Archive

Publisso - Digitale Langzeitarchivierung

Referenzen

[1] Diese Trainingmaterialien sind entstanden im Rahmen der NFDI4Ing Special Interest Group RDM Training & Education.